Zoom

Accès et connexion

L'accès sécurisé à la licence se fait avec votre IDUL@ulaval.ca et votre NIP habituel à partir du portail Zoom de l'Université Laval.

Activation de la licence

Les membres du personnel et les personnes étudiantes peuvent activer leur licence éducationnelle Réunion 300 en suivant les étapes du Guide de démarrage: Activation de la licence Zoom de l'Université Laval (PDF). Le guide contient également des procédures de dépannage si vous rencontrez une erreur lors de l'activation de votre licence.

Enregistrement d'une séance Zoom

Nous vous recommandons de paramétrer l’enregistrement automatique de vos activités d’enseignement qui se déroulent sur Zoom en présélectionnant cette option dans la section Paramètres. Que l'enregistrement soit automatique ou activé manuellement lors de chaque rencontre, assurez-vous également de toujours privilégier un enregistrement infonuagique (cloud). Cette configuration ne rend pas l'enregistrement automatiquement disponible aux personnes étudiantes. Veuillez noter que ce paramétrage a peut-être déjà été effectué par votre faculté.  

Une politique de suppression automatique fixée à 450 jours est en vigueur pour les enregistrements infonuagiques (cloud) Zoom effectués par les membres du personnel de l'Université Laval. La politique de suppression automatique pour les personnes étudiantes est de 45 jours. Si vous remarquez que votre délai de suppression automatique n'est pas conforme à votre statut, contactez votre équipe de soutien facultaire pour être assigner au bon groupe Zoom.  

Pour les informations détaillées concernant la gestion d'un enregistrement Zoom, veuillez consulter le guide Gérer et partager un enregistrement Zoom (PDF).  

Exigence d'authentification

Pour des raisons de sécurité, l'Université Laval active par défaut l'authentification de toutes les personnes participantes aux classes virtuelles Zoom. Elle encourage fortement le personnel enseignant à maintenir cette exigence d'authentification active.  

Cette exigence d'authentification permet de:  

• S'assurer que les personnes présentes ont droit à la licence Zoom de l'Université Laval (personne étudiante matriculée ou membre du personnel)
• Planifier des exercices en petits groupes
• Faciliter la prise de présences pour vos séances en classe virtuelle en affichant le nom complet des personnes présentes
• Générer et télécharger des rapports de présence et de sondage affichant le nom complet et l’adresse courriel des personnes qui se sont connectées à votre réunion ainsi que la durée de leur connexion (comptabilisée en minutes)

Pour les réunions qui ne sont pas des cours en classe virtuelle ou les rencontres planifiées à la discrétion du personnel enseignant, il est possible de désactiver l'authentification par défaut dans les paramètres du compte utilisateur ou en décochant l'option lors de la planification d'une réunion.  

Ajouter des personnes invitées externes

Il est possible d'inviter des personnes qui n'ont pas de licence Zoom de l'Université Laval (conférenciers ou conférencières, membres du corps étudiant dans les programmes de formation continue, etc.) tout en conservant l'authentification pour le reste de votre classe en utilisant l'option Exception d'authentification.  

Télécharger un rapport d'utilisation (rapport d'activité)

Il est possible d’utiliser vos séances synchrones pour recueillir des données sur la participation de vos étudiantes et étudiants. Dans un contexte formatif, ces données peuvent être utiles pour déterminer leur niveau d’engagement, leur compréhension du contenu de votre cours ou simplement pour valider leur présence.  

Pour générer un tel rapport, veuillez consulter la page Prise en main des rapports Zoom. 

Dans un site de cours de première génération (ENA1), vous devrez paramétrer au préalable vos rencontres Zoom sur le site https://ulaval.zoom.us/ et ensuite partager les liens d'accès (avec les codes de sécurité respectifs) dans votre site. Nous vous recommandons de fournir ces informations dans une section à part et bien identifiée (ex: un module dédié aux rencontres et classes virtuelles). Cela aidera grandement les membres du corps étudiant à rejoindre celles-ci au moment voulu.  

Dans un site de cours BRIO (ENA2), l'ensemble de vos séances Zoom peut être géré à partir de votre site de cours directement en raison d'une intégration de l'outil dans celui-ci. Un bouton dédié à cette fonction est présent dans le bandeau de gauche du menu principal du site de cours. Notez néanmoins qu'il vous faut faire une demande écrite (par courriel) aux soutien TI de votre centre de services partagés afin de faire activer cette fonction «Zoom» dans les sites de cours concernés. Au besoin, veuillez consulter cette page pour trouver les coordonnées du centre auquel votre faculté est rattachée.

La plateforme Zoom offre l'ensemble des outils de base que l'on retrouve dans une classe virtuelle: partage d'écran, sondage, réactions, conversation et création de petits groupes. Regardez cette vidéo pour apprendre comment animer une séance Zoom.  

Pour des informations détaillées concernant la coordination des salles de petits groupes lors de vos classes virtuelles, veuillez consulter le guide préparé par la Faculté des sciences de l'administration: Diviser les étudiants en groupes avec Zoom (PDF).

• La licence Réunion 300 est incluse dans la licence institutionnelle. Elle peut être utilisée pour des événements publics réunissant jusqu'à 300 personnes et pendant lesquels il est possible de reproduire une expérience du type webinaire. Selon la nature de l'activité, assurez-vous que vos réunions sont adéquatement sécurisées lors de leur planification (inscription obligatoire, mot de passe et salle d'attente) et lors de l'événement (retirer les droits de partage d'écran, de la vidéo et du microphone) dans le menu Sécurité.  
• La licence Zoom Webinar n'est pas incluse dans la licence institutionnelle. Le Service de soutien à l'enseignement (SSE) possède une seule licence Webinaire 500 qui peut être utilisée de façon exceptionnelle pour accommoder de grands groupes (entre 300 et 500 personnes) ou pour des événements promotionnels. Au besoin, veuillez consulter votre équipe de soutien facultaire pour vérifier si elle possède une licence de ce type.  
• Dans tous les cas, évitez de partager le lien de votre réunion sur les réseaux sociaux. Privilégiez une inscription à l'aide d'un formulaire en ligne (tel que Microsoft Forms) et envoyez le lien de connexion par courriel à vos participantes et participants 24 heures environ avant l'événement. Consultez le document Les meilleures pratiques pour sécuriser vos réunions Zoom (PDF) pour apprendre comment mettre en place et gérer une rencontre Zoom de façon sécuritaire.

Des ressources sont proposées par la compagnie Zoom pour vous aider à optimiser votre utilisation de de son logiciel pour enseigner. Veuillez vous y référer afin d'obtenir les informations les plus à jour:  

• Mise en route avec Zoom  
• Définir les paramètres d’animation d’une réunion
• Planifier une réunion
• Centre d'aide Zoom en français