Système d'appréciation de l'enseignement Blue
Le système Blue est un outil numérique qui permet de sonder l’appréciation de l’enseignement par les personnes étudiantes à l’aide d’une interface conviviale et confidentielle.
Connexion à Blue
Toute personne impliquée dans le processus d’appréciation de l’enseignement possède automatiquement un compte Blue. Ce lien est transférable d’une personne à une autre, indépendamment de son rôle dans le processus. Tandis que ceux qui sont automatiquement envoyés par le système dans des courriels personnalisés ne le sont pas.
La connexion s’effectue à l’aide de votre IDUL@ulaval.ca et de votre mot de passe habituel.
Les rôles dans le processus d’appréciation de l’enseignement
Les descriptions ci-dessous sont organisées par ordre d’intervention dans le fonctionnement de Blue.
Administrateur système: Service de soutien à l’enseignement (SSE)
Le Service de soutien à l’enseignement (SSE) est l’administrateur du système pour l’Université. Il gère les droits d’accès des personnes déléguées et intègre les questionnaires d’appréciation à la demande des directions d’unité (faculté ou département). Le SSE détermine le contenu et le calendrier des courriels automatisés envoyés par Blue aux différentes personnes impliquées dans le processus d’appréciation. Il détermine la structure des rapports et le moment de leur disponibilité selon les conventions collectives en vigueur. Finalement, le SSE offre du soutien technique et pédagogique à toute personne utilisatrice du système.
Toute personne ayant besoin de soutien technique en lien avec Blue est invitée à contacter les administrateurs du système en écrivant à sse.aide@ulaval.ca.
Directions d’unité (faculté ou département)
Les directions d’unité ont la responsabilité de définir et d’adopter les critères et les modalités d’appréciation de l’enseignement. Plus précisément, elles déterminent la liste des cours à apprécier et les dates de la période d’appréciation à programmer dans Blue. Elles déterminent également quel questionnaire, préalablement approuvé par l’assemblée des professeurs, doit servir à l’appréciation de quel cours. Elles peuvent déléguer les différentes tâches techniques à réaliser dans Blue à une « personne déléguée » dont les droits d’accès doivent être renouvelés annuellement. Les directions assurent le bon déroulement du processus d’appréciation et, en collaboration avec les personnes enseignantes concernées, effectuent un suivi suite à l’obtention des résultats d’appréciation (voir la Politique de valorisation de l’enseignement). Les directions reçoivent les rapports d’appréciation par l’entremise de la personne déléguée.
Désigner une nouvelle personne déléguée ou renouveler des droits
Personnes déléguées
Une personne déléguée est désignée officiellement par la direction de l’unité pour accomplir les différentes tâches techniques à réaliser dans Blue. Ses droits d’accès au système lui sont alors octroyés par le SSE à la demande de la direction. Les demandes d’accès doivent être renouvelées annuellement.
À la demande de la direction, les personnes déléguées préparent la consultation en lien avec l’appréciation de l’enseignement dans Blue, dans le respect des conventions collectives et des normes de confidentialité. À partir de leur tableau de bord, elles peuvent faire le suivi des taux de réponse et, si nécessaire, envoyer des rappels aux personnes étudiantes n’ayant pas répondu à un ou plusieurs questionnaires d’appréciation de l’enseignement.
Personnes enseignantes
Les personnes enseignantes possèdent un tableau de bord dans Blue leur permettant de faire le suivi des taux de réponse en temps réel et de consulter les rapports (rendus disponibles 30 jours après le début de la session suivante). Elles reçoivent des courriels automatisés au début et pendant la période d’appréciation, de même qu’au moment où les rapports sont rendus disponibles.
Pour plus d’informations sur le processus d’appréciation de l’enseignement, veuillez consulter la page Appréciation de l’enseignement par les étudiantes et les étudiants.
Personnes étudiantes
Les personnes étudiantes reçoivent le jour du début de la période d’appréciation de l’enseignement un courriel automatisé les invitant à donner leur rétroaction sur l’enseignement reçu. Chaque hyperlien contenu dans le courriel mène directement au questionnaire du cours concerné. Ces hyperliens ne sont pas transférables d’une personne à une autre.
Une personne étudiante peut recevoir plus d’un courriel au cours d’une même session, selon les différentes dates de début programmées dans Blue par les personnes déléguées.
Pour les personnes étudiantes, les tâches d’appréciation de l’enseignement sont également regroupées et affichées sur la page correspondante sur monPortail.
Guides d’utilisation de Blue à l’intention des personnes déléguées
Voici un résumé des tâches qui relèvent des personnes déléguées dans le processus d’appréciation de l’enseignement par les personnes étudiantes:
- Obtenir de la part de la direction la liste des cours à faire apprécier, les dates de la période de consultation, les questionnaires et l’interface (en ligne ou sur papier)
- Préciser les données de la consultation dans Blue (cours, dates, questionnaire, interface)
- «Publier» les cours dans Blue afin de lancer la consultation
- Faire le suivi des taux de réponse et envoyer des rappels au besoin
- Télécharger et transmettre les rapports à la direction
Pour une marche à suivre détaillée des étapes à accomplir pour lancer une consultation en ligne à l’aide de Blue, veuillez consulter le Guide de la personne déléguée (PDF).
Si votre faculté ou unité procède toujours à des consultations en format papier, veuillez consulter la Procédure pour l’appréciation de l’enseignement réalisée sur papier avec Blue (PDF).
Tableau de bord et suivi du taux de réponse
Les personnes déléguées et enseignantes possèdent un tableau de bord dans Blue. Ce tableau permet de consulter le taux de réponse et les paramètres d’un cours pour lequel une consultation d’appréciation de l’enseignement est active.
- Connectez-vous à Blue pour accéder à votre tableau de bord.
- Cliquez sur le bouton Gestion des sujets qui se trouve dans le coin en haut à gauche de l’écran: La page qui s’ouvre dans un autre onglet contient une fenêtre pour chaque cours sujet au processus d’appréciation. En plus des informations de base vous permettant d’identifier le cours en question, la fenêtre affiche le taux de réponse en temps réel, le nombre de personnes étudiantes invitées à participer à l’appréciation et, de ce nombre, celles l’ayant déjà fait.
- Cliquez sur les trois points de suspension qui se trouvent au bas de la fenêtre (voir l’encadré vert dans l’image qui se trouve ci-dessus), pour télécharger un code QR pouvant être partagé avec les personnes étudiantes et qui les redirigera directement au questionnaire à remplir. Vous aurez aussi la possibilité de consulter les paramètres de la période de consultation.
Si vous souhaitez modifier les paramètres d’une consultation d’appréciation, veuillez vous adresser au sse.aide@ulaval.ca.
Calendrier des courriels automatisés et envoi de rappels
Des courriels automatisés et ciblés sont envoyés aux personnes étudiantes et enseignantes par le système Blue selon le calendrier ci-dessous.
| Calendrier des communications automatisées dans Blue | ||
|---|---|---|
| Si plusieurs périodes d'appréciation sont prévues, avec des dates de début et de fin différentes, il faut s'attendre à recevoir plusieurs de ces courriels. Leurs dates d'envoi sont relatives par rapport aux dates de la période d'appréciation programmées dans Blue par la personne déléguée. | ||
| Quand | Qui | Quoi |
| 1er jour de la période d’appréciation | Personnes étudiantes | Courriel invitant à répondre à l'appréciation de l'enseignement. Le courriel contient un ou des hyperliens menant au questionnaire d'appréciation propre à chaque cours. |
| Personnes enseignantes | Un courriel annonce aux personnes enseignantes que l'un ou plusieurs de leurs cours sont sujets à l'appréciation de l'enseignement. Le courriel contient un hyperlien menant à un tableau de bord personnalisé. | |
| Personnes déléguées | Un courriel confirme le début de la période d'appréciation. Le courriel contient un hyperlien menant à un tableau de bord personnalisé. | |
| 7 jours avant la fin de la période d’appréciation | Personnes enseignantes | Un courriel de rappel est envoyé aux personnes enseignantes. |
| Personnes déléguées | Une copie du courriel de rappel destiné aux personnes enseignantes est envoyée à la personne déléguée. | |
| 3 jours avant la fin de la période d’appréciation | Personnes étudiantes | Un courriel de rappel est envoyé aux personnes étudiantes. |
| Le jour de l'expiration de la période de protection (session suivante + 30 jours) | Personnes enseignantes | Un courriel est envoyé aux personnes enseignantes pour les informer de la disponibilité de leurs rapports. Le courriel contient un hyperlien menant à un tableau de bord personnalisé. |
Les personnes déléguées ont la possibilité d’envoyer des courriels de rappel supplémentaires aux personnes étudiantes si elles jugent que le taux de réponse d’un cours est trop bas.
Bien qu’elle soit très utile, cette fonctionnalité doit être utilisée judicieusement pour éviter de créer un effet de saturation chez les personnes étudiantes.
Pour la marche à suivre pour envoyer des courriels de rappel, veuillez consulter le Guide de la personne déléguée (PDF).
Consultation et téléchargement des rapports d’appréciation
Les rapports d’appréciation sont automatiquement générés par Blue à deux moments distincts.
Pour les personnes déléguées
Les personnes déléguées ont accès aux rapports le jour suivant la fin de la période d’appréciation. Elles doivent télécharger les rapports et les transmettre à la direction de l’unité. Les personnes déléguées ne sont pas autorisées à lire le contenu des rapports (à l’exception de la retranscription des commentaires écrits dans le cas des appréciations en format papier). Elles ne sont pas non plus autorisées à les distribuer aux personnes enseignantes avant la publication des notes finales du cours.
Pour les personnes enseignantes
Une fois la période de protection écoulée (date de début de la session suivante + 30 jours), les personnes enseignantes ont un accès direct à leurs rapports à partir de leur tableau de bord. La période de protection vise à garantir aux personnes étudiantes que leur rétroaction n’affectera pas leurs résultats.
Les rapports se présentent dans Blue en deux fichiers distincts, intitulés respectivement «Rapport – section choix multiples» et «Rapport – liste des commentaires signés». Ils sont accompagnés d’un troisième fichier intitulé «Liste complète des commentaires».
Lorsqu’ils sont disponibles, les rapports se trouvent dans la section «Rapports» au bas du tableau de bord des personnes enseignantes et déléguées, tout juste sous la section «Tâches».